Идея оценки стоимости жизненного цикла приходила в голову каждому, кто сравнивал, например, расходы на обслуживание лазерных и струйных принтеров, расходы на обслуживание китайских и японских автомобилей, кто задумывался об энергоэффективности, и т. д. В соответствии с Национальным стандартом «Стоимость жизненного цикла» ГОСТ Р 27.202–2012 оценка стоимости жизненного цикла — это процесс экономического анализа с целью определения суммарной стоимости приобретения, владения и утилизации продукта.

Возможности использования критериев «расходы на эксплуатацию» и «стоимость жизненного цикла» нормативно предусмотрены для закупок в целях обеспечения государственных и муниципальных нужд в соответствии с Законом о контрактной системе. Заказчики, применяющие Закон № 223-ФЗ, также вправе предусмотреть подобные критерии в своих положениях о закупке и использовать на практике.

Закон о контрактной системе предлагает заказчикам при проведении конкурсов использовать критерий «расходы на эксплуатацию и ремонт товаров (объектов), использование результатов работ».

По смыслу п. 6 Правил оценки заявок, окончательных предложений участников закупки товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (утв. постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1085) (далее — ППРФ № 1085), использование этого критерия возможно только в том случае, если контрактом одновременно предусмотрены:

• поставка (выполнение работ);дальнейшая эксплуатация;
• ремонт товара (использование созданного в результате выполнения работы объекта);
• поставка расходных материалов. 

Здесь также можно задаться вопросом: чем тогда этот критерий отличается от критерия «стоимость жизненного цикла» (далее — СЖЦ)? Тем, что в СЖЦ входит еще и утилизация, а также тем, что случаи применения СЖЦ может установить Правительство РФ (см. п. 5 Правил, утвержденных ППРФ № 1085).

Рассмотрим, как расходы на эксплуатацию (далее — РЭ) и СЖЦ могут быть применены в практике закупок.

Расходы на  эксплуатацию

Учет РЭ  при подготовке техзадания (без учета при оценке заявок)

Если РЭ заказчик планирует нести самостоятельно, ему важно на этапе подготовки закупки на приобретение объекта спрогнозировать эти расходы (например, понять, что будет дешевле — обслуживать Lada или Renault). Причем стоимость обслуживания только предполагается — не входит в стоимость договора на приобретение автомобиля, соответственно она не может быть оценена в рамках критерия «цена договора» или отыграна в ходе аукциона.

Если заказчик планирует возложить РЭ на исполнителя (поставщика) и включить их в договор, то в техзадание, помимо описания самого объекта закупки, должны входить четкие и определенные условия обслуживания объекта, периодичность, применяемые материалы, отчетность и проч. в течение оговоренного промежутка времени.

Пример

Компания Intel сама демонстрирует различную стоимость РЭ для своих серверов следующим образом. Она взяла для сравнения 135 серверов на основе IntelXeon серии E5606 и 100 серверов на базе процессора IntelXeon E5-2609, что эквивалентно аналогичной производительности 32 серверов на основе IntelXeon, процессор E5-4607. Меньшее количество более дорогих серверов означает меньшее количество лицензий, необходимых для обслуживания серверов. Меньшее количество серверов и плотное размещение также позволяет снизить расходы на электропитание и охлаждение, а также техническое обслуживание. В итоге Intel рассчитала совокупную стоимость владения серверами в течение 4 лет и пришла к выводу, что если сразу купить более дорогие и мощные серверы, то экономия составляет до 70%.

Размер РЭ также зависит и от технической политики заказчика, от его подходов к обслуживанию техники. Простой пример: одни заказчики предпочитают всегда покупать новые картриджи к принтерам (оригинальные или совместимые), другие — заправлять и восстанавливать картриджи. Поэтому стоимость владения принтерами у первых и вторых заказчиков будет отличаться, даже если они используют одни и те же принтеры. Для примера приведем усредненные расценки:

  цикл 2 заправки картриджа (по 350 руб.) 1 восстановление картриджа (1000 руб.) = 1700 руб., что будет эквивалентно новым 3 картриджам. Если на 5 лет нам необходимо 9 новых картриджей (из расчета печати 1000 копий в месяц) стоимостью 5000 руб., то расходы на эксплуатацию составят 45 000 руб. Если же в тот же период выбрать 3 цикла заправок (восстановлений), то расходы на эксплуатацию составят 3×1700 = 5100. Итого: расходы различаются в 9 раз!

Учет РЭ на стадии оценки заявок

Если РЭ заказчик планирует возложить на исполнителя (поставщика) и это предусмотрено техзаданием, то при оценке заявок надо сопоставить стоимость РЭ или «цену объекта РЭ» от разных участников закупки. При этом критерий «цена договора» будет охватывать как стоимость объекта, так и стоимость его эксплуатации (владения) на определенный заказчиком период времени.Фактически оценка по РЭ — это обычная оценка по ценовому критерию, который включает в себя все расходы на период владения плюс стоимость самого объекта. Такой подход к оценке может стать обычны подходом при закупке оборудования в рамках Закона № 223-ФЗ.

Интересно, что в рамках Закона о контрактной системе критерий «расходы на эксплуатацию» применяется одновременно с критерием «цена контракта». Значит, расходы на эксплуатацию будут учтены дважды при оценке — при оценке по критерию «цена контракта», куда входит и стоимость товара, и стоимость эксплуатации, а также второй раз при оценке по критерию «расходы на эксплуатацию». При этом критерий «расходы на эксплуатацию» должен весить меньше, чем критерий «цена контракта», при этом вместе они не могут весить меньше чем 70% (для товаров) и меньше чем 60% (для работ).

Что делать, если заказчик неправильно указал необходимые эксплуатационные расходы? Например, он все вроде бы учел, но не взял в расчет стоимость лампы в проекторе? При этом стоимость лампы может доходить до 70% стоимости проектора, а расходы на эксплуатацию (если не считать лампу) — всего 2% стоимости проектора. При оценке заявок данные стоимости эксплуатации будут серьезно искажены, если кто-то, например, уронит стоимость эксплуатации всего до 0,002% объекта, при этом проектор будет иметь дорогую лампу. Конкурент с более дешевой лампой проиграет, хотя и лампа у него будет дешевле, и расходы на эксплуатацию будут указаны ниже. Есть ли механизмы защиты интересов заказчика в этой ситуации? Ответим отрицательно. Механизм защиты только один — изначально правильно рассчитывать все расходы на эксплуатацию.

Учет РЭ в договоре по итогам закупки

Если РЭ заказчик планировал нести самостоятельно, но при выборе победителя сравнивал РЭ, заявленные разными участниками, не должно получиться так, что победитель заявил расходы условно в 100 руб. (и на этом выиграл), а реально заказчику пришлось понести расходы в 500 руб. Представляется, что в таких закупках следует:

• требовать заполнения участниками некой матрицы РЭ, где построчно будут выделены все статьи затрат, их частота и продолжительность (на весь прогнозный период владения);
• закрепить, что указанная заполненная матрица включается в одно из приложений к договору, заключаемому по итогам закупки;
• в проекте договора предусмотреть порядок компенсации заказчику тех расходов, которые не были указаны участником в этой матрице, но фактически оказались необходимыми для нормальной эксплуатации закупленного объекта.

Есть еще важный момент для учета. Он вытекает из вопроса: если участник в составе заявки укажет очень выгодные расходы на эксплуатацию объекта, благодаря им выиграет конкурс, поставит товар, а затем сумеет инициировать и организовать расторжение договора, получив деньги за фактически поставленный дорогой товар, то есть ли у заказчика механизмы защиты? Ответим отрицательно, поэтому схема оплаты должна быть иной, как вариант — стоимость объекта выплачивается в течение периода эксплуатации.

5 выводов о расчете стоимости владения, расходов на эксплуатацию

1. Расчет стоимости владения, расходов на эксплуатацию может и должен быть использован как инструмент обоснования закупки, как инструмент подготовки техзадания, поскольку экономическая эффективность закупки связана с этим напрямую.
2. Применение критерия «расходы на эксплуатацию» не должно быть связано с отсутствием практики долгосрочных договоров, для чего, возможно, следует проделать работу с финансовыми департаментами.
3. Применение критерия «расходные на эксплуатацию» не должно быть связано с обязанностью поставщика оплачивать все эксплуатационные расходы, законодательство в этой части должно быть скорректировано.
4. Применение критерия «стоимость владения» может быть связано с обязанностью поставщика компенсировать расходы заказчика, вышедшие за пределы обещанной стоимости владения.
5. Договоры, покрывающие собой весь жизненный цикл продукции, возможны, но в настоящее время в России остаются скорее экзотикой, а в случае намерения реализовать их требуют тщательной подготовки и расчетов.

Если все расходы в период владения объектом заказчик планирует возложить на исполнителя (поставщика), то очевидно, что такой договор должен быть долгосрочным. Он должен предусматривать платежи за поставку самого объекта (инсталляцию, сборку и т. д.) и платежи по ходу эксплуатации объекта.